Como transformar um evento presencial num evento virtual ou híbrido com interpretação

 | Melhores práticas de interpretação

Os confinamentos e as restrições nas viagens levaram-nos a optar por reuniões em formato híbrido. Mas atenção: transformar um evento físico num evento virtual ou híbrido não é lugar para improviso, sobretudo quando se trata de uma conferência multilingue com interpretação de conferência.

Hybrid event with interpretation

Evento para o Colégio Europeu de Investigação Financeira e Análise Financeira Penal (CEIFAC) organizado em formato híbrido

Plataforma

Deve em primeiro lugar escolher o ambiente virtual que pretende para o evento: prefere uma plataforma geral de videoconferências de tipo Zoom, com as vantagens de ser conhecida e de suportar a interpretação, ou prefere optar por uma plataforma dedicada de interpretação simultânea (SIDP) que dispõe de funcionalidades mais sofisticadas para a interpretação? O Consultor Calliope [https://www.calliope-interpreters.org/pt/quem-somos/os-membros-da-calliope] pode aconselhar sobre a melhor solução para o seu evento em específico.

Programa

Independentemente da solução escolhida, não há como escapar ao fenómeno de “fadiga do zoom”. Um programa de um dia completo, que teria funcionado bem num formato presencial, terá necessariamente de ser reformulado num formato de evento virtual ou híbrido. Os inquéritos indicam que a capacidade de atenção dos participantes diminui ao fim de duas horas em eventos virtuais, pelo que é melhor não ter sessões mais longas. Convém prever pausas de 20 a 30 minutos entre sessões: serão muito apreciadas, tanto pelos participantes como pelos intérpretes.

Onde situar a sua equipa de intérpretes

Para eventos híbridos, é aconselhável que os intérpretes estejam no mesmo local que os participantes e técnicos. Para eventos 100% virtuais, os intérpretes podem estar colocalizados com os técnicos num hub ou trabalhar a partir dos seus estúdios individuais. Os hubs permitem reduzir o risco em caso de problemas técnicos e dão a possibilidade aos intérpretes de trabalhar em equipa. Contudo, para os eventos com uma duração mais curta ou reuniões onde a mistura de línguas torna difícil reunir num único hub uma equipa completa de intérpretes, poderá ser preferível os intérpretes trabalharem desde os seus estúdios. Outros fatores também devem ser tidos em conta. O Consultor Calliope indicará a configuração mais adaptada ao seu evento.

Antecipar

Na realidade, os eventos virtuais – e em particular os híbridos – são mais complexos de organizar do que os eventos presenciais, sobretudo eventos de grande escala e com várias sessões paralelas. A Associação Internacional de Profissionais de Organização de Congressos (IAPCO) recomenda que a decisão sobre a escolha da plataforma e o programa seja tomada pelo menos dois meses antes da data do evento.

Preparação dos oradores

Quer o evento seja híbrido ou 100% virtual, é fundamental verificar que os oradores que participem à distância estejam devidamente equipados para garantir uma boa qualidade de som. Os oradores devem usar um cabo Ethernet e não o Wi-Fi e, sobretudo, devem usar uns auscultadores com microfone integrado ou um microfone externo, mas nunca o microfone do computador. Além disso, devem ligar a câmara quando usam da palavra. O Consultor Calliope pode facultar Conselhos para os oradores sobre a melhor forma de otimizar a qualidade áudio dos oradores.

Formação dos intérpretes e testes técnicos

Recorde que os intérpretes podem não conhecer a plataforma escolhida. Caso seja necessário, o Consultor Calliope organizará sessões de formação para os intérpretes.

Gravação

Se pretender gravar o evento para posteriormente fazer um post no YouTube ou no website, verifique com o Consultor Calliope as questões de direitos de autor.

Documentação

Tal como em qualquer evento presencial, também aqui é importante facultar, tão cedo quanto possível, aos oradores, aos participantes e aos intérpretes instruções claras e o programa do evento. Envie aos intérpretes toda a documentação necessária para a sua devida preparação do tema da reunião, incluindo agenda, apresentações Powerpoint, notas de contextualização e discursos. Se estiverem previstos vídeos pré-gravados, é essencial enviá-los previamente aos intérpretes, de preferência com a transcrição dos vídeos.

Para escolher o formato, a plataforma e o programa mais adequados ao evento, aconselhe-se junto do Consultor Calliope. Contacte-nos para garantir um evento virtual ou híbrido bem sucedido.

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