Real, virtual e híbrido: o exemplo do Congresso da UICN em Marselha

Para a Calliope que já tinha organizado as três edições anteriores, incluindo o congresso no Havai em 2016, a passagem para o formato híbrido representou mais um desafio. Para cobrir as cimeiras agendadas no dia 3 de setembro, as inúmeras sessões do Fórum de 4 a 7 de setembro e finalmente a Assembleia geral de 8 a 10 de setembro, assim como dezenas de conferências em paralelo, foi necessária uma equipa de 50 intérpretes.

Devido aos constrangimentos sanitários, a chefe-intérprete, Danielle Grée, teve de verificar que todos os intérpretes tinham o certificado de vacinação em dia e assegurou que houvesse cabinas individuais para cada intérprete em todas as reuniões. Para além disso, um impressionante hub composto por 24 cabinas equipadas de consolas tradicionais foi especialmente instalado para as reuniões híbridas ou inteiramente virtuais. No total, o Congresso mobilizou mais de 60 cabinas duplas.

Deste feito coletivo podem tirar-se vários ensinamentos, em complemento do que já foi falado num blog anterior sobre as conferências com interpretação que passam do formato presencial ao formato virtual ou, neste caso, híbrido.

Informe de antemão sobre as línguas do evento

• Indique a todos os oradores e participantes, inclusive aos remotos ou em pré-gravação, que podem falar em várias línguas.
• Entregue receptores a todos os oradores no pódio.
• Explique aos oradores remotos como ouvir a interpretação.

Envie os discursos, as apresentações e outros documentos relevantes aos intérpretes.

• Para cada sessão, envie uma agenda atualizada aos intérpretes e informe-os de qualquer mudança de programa que possa ter incidências sobre a repartição do trabalho.
• Envie-lhes a ligação ou o guião, se existir, dos vídeos ou das pré-gravações.
• Dê-lhes acesso ao « Speakers’ Preview » ou a qualquer outro dossiê onde fiquem guardadas as apresentações.

Assegure a fluidez da comunicação entre todas as partes durante todo o evento

• Entre a equipa de produção do sinal e a empresa a cargo da interpretação.
• Entre o técnico engenheiro de cada sala e o chefe da equipa de intérpretes.
• Entre o moderador da sessão (presencial ou virtual) e o chefe de equipa dos intérpretes.

Tenha em atenção certas limitações técnicas

• O formato virtual cansa e os participantes ficam rapidamente entediados. Prefira sessões curtas de 2 horas no máximo e com pausas. Tenha também em conta que será preciso um maior número de intérpretes para cobrir várias sessões durante o dia.
• Se montar um hub com várias cabinas, tenha o cuidado de escolher um local calmo. Todos os ruídos de ambiente serão captados pelos microfones, dificultando a escuta.
• Se houver projeções durante as sessões virtuais, não se esqueça de projetar a imagem do orador ao lado da sua apresentação em PowerPoint.

Para garantir uma boa qualidade de som, peça aos oradores para

• Se conectarem com um cabo Ethernet, mais estável do que o Wifi.
• Utilizarem um microfone que não o microfone do computador, que é sempre de qualidade média. Devem optar por uns auscultadores com microfone integrado ou um microfone externo.
• Terem sempre a câmara ligada quando usarem da palavra (a imagem facilita a compreensão).

As conferências multilingues em formato híbrido continuam a ser complicadas. Organizar um simpósio frente-a-frente ou uma reunião virtual, no ZOOM por exemplo, exige determinados parâmetros. Mas o formato híbrido requer mais tempo de preparação, maiores competências técnicas, maior flexibilidade, maiores ajustamentos. Não subestima as dificuldades. Na Calliope, saberemos aconselhá-los. Não hesite em contactar-nos.