Come trasformare il tuo evento con interpretazione dalla modalità in presenza a quella virtuale o ibrida

 | Migliori pratiche nell’interpretazione

I lockdown e le restrizioni di viaggio ci hanno spinti a passare a riunioni in modalità virtuale, ma attenzione: trasformare un evento in presenza in uno virtuale o ibrido è un’impresa tutt’altro che semplice, soprattutto se si tratta di una conferenza plurilingue con interpretazione simultanea.

Réunion hybride avec interprétation

Incontro del Collegio Europeo di Indagini Finanziarie e di Analisi Finanziarie Penali (CEIFAC) in modalità ibrida, con interpretazione

Piattaforma

Innanzitutto dovrai decidere l’ambiente virtuale in cui tenere il tuo evento: una piattaforma di videoconferenze mainstream come Zoom –che offre il vantaggio di essere ben conosciuta e che supporta la funzione di interpretazione– oppure una piattaforma di interpretazione simultanea a distanza dedicata (in gergo SIDP per Simultaneous Interpreting Delivery Platform), che può offrire funzioni più sofisticate. Il tuo consulente di Calliope-Interpreters ti potrà consigliare la soluzione migliore per il tuo evento.

Programma

A prescindere dalla tecnologia scelta, è impossibile sfuggire al pervasivo fenomeno dell’affaticamento digitale. Un programma che impegni tutta la giornata poteva funzionare per gli incontri in presenza ma dovrà essere riorganizzato per un evento virtuale o ibrido. Da numerosi sondaggi è infatti emerso che durante gli eventi virtuali l’attenzione tende a diminuire dopo due ore; cerca quindi di evitare sessioni di durata superiore e prevedi una pausa di 20-30 minuti tra una sessione e l’altra: sarà apprezzata sia dai partecipanti che dagli interpreti.

Dove posizionare gli interpreti?

Per riunioni ibride è preferibile prevedere la presenza degli interpreti in loco, assieme ai partecipanti e ai tecnici, mentre per eventi totalmente virtuali gli interpreti possono essere in un hub assieme ai tecnici oppure collegarsi dal proprio ufficio. Gli hub riducono il rischio di problemi tecnici e consentono agli interpreti di lavorare insieme come team. Invece, per riunioni più brevi o per incontri in cui la combinazione linguistica richiesta renda difficile riunire tutti gli interpreti nello stesso luogo potrebbe essere appropriato prevedere una modalità “tutta remota”, in cui gli interpreti lavorano dal proprio ufficio. Tuttavia, ci sono molti altri fattori da prendere in considerazione. Il tuo consulente di Calliope-Interpreters ti potrà consigliare la soluzione più adatta per il tuo evento.

Pianificazione

Gli eventi virtuali, e ancora di più quelli ibridi, in realtà sono molto più complessi da organizzare rispetto a quelli interamente in presenza, in particolare se si tratta di grandi eventi oppure se sono previste varie sessioni parallele. IAPCO consiglia di decidere la piattaforma e il programma almeno due mesi prima della data dell’evento.

Preparazione per i relatori

Non importa se il tuo incontro è ibrido o totalmente virtuale, è comunque fondamentale assicurare che i relatori collegati a distanza siano adeguatamente attrezzati per assicurare una qualità audio ottimale. Va assolutamente usato un cavo ethernet, evitando il WiFi; è necessario utilizzare cuffie dotate di microfono oppure un microfono esterno, evitando di ricorrere a quello incorporato nel computer; e quando si parla il video deve essere tenuto acceso. Il tuo consulente di Calliope-Interpreters ti fornirà consigli per i relatori e ti indicherà come ottimizzare la qualità audio dei relatori.

Formazione degli interpreti e prove tecniche

Ricorda che gli interpreti potrebbero non conoscere la piattaforma che hai scelto. Pertanto, se necessario, il tuo consulente organizzerà una sessione di formazione per gli interpreti del tuo team.

Registrazione

Se desideri registrare il tuo evento, trasmetterlo su YouTube o pubblicarlo sul tuo sito internet, ricordati di parlarne con il tuo interprete consulente per valutare insieme il tema dei diritti di proprietà intellettuale.

Documentazione

Proprio come per gli eventi in presenza, è importante fornire quanto prima ai relatori, ai partecipanti e agli interpreti un programma e istruzioni chiare. Accertati di fornire agli interpreti tutta la documentazione necessaria per consentire loro di prepararsi sull’argomento del tuo evento, come per esempio un programma dettagliato, presentazioni PowerPoint, appunti, note e discorsi. Se saranno proiettati video preregistrati è fondamentale che gli interpreti li ricevano in anticipo, possibilmente con un copione o una trascrizione.

Gli interpreti consulenti di Calliope-Interpreters possono fornire consigli sul formato, sulla piattaforma e sul programma del tuo incontro. Contattaci per garantire il successo del tuo evento virtuale o ibrido.

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