In presenza, virtuale e ibrido: il congresso IUCN di Marsiglia

Inizialmente previsto a giugno 2020 e successivamente rinviato a gennaio 2021, il congresso dell’IUCN, magistralmente organizzato da Live! by GL Events in formato ibrido, ha avuto luogo dal 3 al 10 settembre 2021 a Marsiglia. Grazie alla modalità ibrida e nonostante le circostanze sanitarie, il congresso ha potuto riunire con successo partecipanti da 160 Paesi, di cui 6000 di persona e 3500 on-line.

Sessione ibrida dell’Assemblea IUCN

Per Calliope, che aveva organizzato l’interpretazione delle 3 edizioni precedenti –tra cui il congresso verde delle Hawaii nel 2016 –, il passaggio alla modalità ibrida ha rappresentato un’ulteriore sfida. Sono stati necessari 50 interpreti per assicurare la traduzione dei vertici organizzati il 3 settembre, delle numerose sessioni del Forum dal 4 al 7 settembre, e infine dell’Assemblea Generale dall’8 al 10 settembre, oltre alle decine di conferenze stampa parallele.

Alla luce delle restrizioni sanitarie, l’interprete referente Danielle Grée si è assicurata che tutti gli interpreti fossero muniti di un pass sanitario e che ognuno disponesse di una cabina individuale per tutte le riunioni. Inoltre, per le riunioni ibride o interamente virtuali, è stato specificatamente installato un impressionante hub da 24 cabine equipaggiate con console tradizionali. In totale, il congresso ha visto l’utilizzo di oltre 60 cabine di interpretazione.

Questo tour de force collettivo ha insegnato alcune lezioni, a integrazione di quelle già apprese e descritte in un post precedente per le conferenze con interpretazione che sono passate dalla modalità in presenza a quella virtuale oppure, come in questo caso, ibrida.

Hub per interpretazione in eventi ibridi o virtuali

Segnala in anticipo quali lingue possono essere parlate e ascoltate

  • informa sin da subito tutti, compresi coloro che parteciperanno a distanza o che manderanno un intervento registrato, della possibilità di esprimersi in diverse lingue
  • provvedi a far trovare direttamente sul tavolo diella presidenza un numero di ricevitori sufficiente per tutti i relatori
  • spiega ai relatori e ai partecipanti a distanza come ascoltare l’interpretazione.

Invia discorsi, presentazioni e altri documenti agli interpreti

  • fai pervenire agli interpreti un programma aggiornato per ciascuna sessione e informali di ogni cambiamento che possa incidere sulla divisione del lavoro
  • invia agli interpreti il link o la trascrizione –qualora disponibile– di qualsiasi video o clip pre-registrata
  • fornisci agli interpreti l’accesso alla cartella “Relatori” o a qualsiasi altra cartella in cui si trovano le presentazioni.

Assicura una comunicazione fluida

  • tra i fornitori dei servizi audiovisivi e i tecnici del servizio di interpretazione
  • tra il tecnico di sala e il referente del team di interpreti assegnato a quella sala
  • tra il moderatore della sessione (reale o virtuale) e il relativo referente del team di interpreti.

Tieni conto delle limitazioni tecniche

  • gli eventi virtuali sono più stancanti e i partecipanti si affaticano prima. Organizza sessioni brevi, della durata di due ore massimo, e prevedi delle pause. Sarà necessario un numero superiore di interpreti per coprire varie sessioni nell’arco della giornata.
  • se organizzi un hub con diverse cabine, fai attenzione a posizionarlo in un luogo tranquillo in quanto i microfoni captano tutti i rumori ambientali, che potrebbero infastidire gli ascoltatori.
  • nel caso in cui venissero proiettati o condivisi documenti o presentazioni durante le sessioni virtuali, non dimenticare di posizionare l’immagine del relatore di fianco al suo PowerPoint.

Per assicurare una buona qualità del suono chiedi agli oratori di

  • collegarsi con un cavo Ethernet, più stabile del wifi
  • utilizzare un microfono esterno, evitando quello incorporato nel computer, che è di qualità media nella migliore delle ipotesi (prevedere cuffie comprensive di microfono oppure, ancora meglio, un microfono esterno)
  • accendere la webcam durante il loro intervento in quanto le immagini aiutano gli interpreti a decifrare il linguaggio non verbale.

Raccomandazioni dell’Ufficio Europeo dei Brevetti © sulle tipologie di microfoni da utilizzare per l’interpretazione a distanza

Le conferenze plurilingue in modalità ibrida sono alquanto complesse. Organizzare un simposio di persona o una riunione puramente virtuale, come ad esempio su Zoom, è cosa relativamente semplice, mentre la modalità ibrida richiede più tempo di preparazione, maggiori competenze tecniche, più flessibilità e reattività. Non sottovalutarne le difficoltà, chiedi al tuo consulente di Calliope-Interpreters. Ti saprà guidare.

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