Réel, virtuel et hybride : l’exemple du Congrès de l’UICN à Marseille

Pour Calliope, qui avait organisé l’interprétation des 3 éditions précédentes, dont le congrès vert de Hawaï en 2016, le passage à l’hybride a été un défi supplémentaire. Pour couvrir les Sommets organisés le 3 septembre, puis les multiples séances du Forum du 4 au 7 septembre, et finalement l’Assemblée générale du 8 au 10 septembre, ainsi que les dizaines de conférences de presse en parallèle, il a fallu une équipe de 50 interprètes.

Du fait des restrictions sanitaires, la chef-interprète, Danielle Grée s’est assurée que tous les interprètes étaient munis d’un pass sanitaire et que chacun disposait d’une cabine individuelle pour toutes les réunions. En outre, un hub impressionnant de 24 cabines équipées de consoles traditionnelles était spécialement installé pour les réunions hybrides ou entièrement virtuelles. Au total, le Congrès a mobilisé plus de 60 cabines doubles.

Un certain nombre d’enseignements ont pu être tirés de ce tour de force collectif, pour compléter ceux que nous avancions dans un blog précédent, pour les conférences avec interprétation qui basculent du présentiel vers le virtuel ou, en l’occurrence, vers l’hybride.

Précisez à l’avance les langues de votre événement

• Indiquez d’emblée à tous vos orateurs et participants, y compris à distance ou pré-enregistrés, qu’ils peuvent s’exprimer dans différentes langues
• Donnez des récepteurs d’interprétation à tous les orateurs à la tribune
• Expliquez aux orateurs à distance comment écouter l’interprétation.

Transmettez les discours, présentations et autres documents pertinents aux interprètes

• Envoyez pour chaque séance un ordre du jour actualisé aux interprètes et informez-les de tout changement qui pourrait modifier leur répartition du travail
• Transmettez-leur le lien ou le script, lorsqu’il existe, de toute vidéo ou clip pré-enregistrés
• Donnez-leur accès au « Speakers’ Preview » ou à tout autre dossier où sont stockées les présentations.

Assurez une communication fluide, pendant l’événement, entre toutes les parties

• Entre l’équipe de production du signal et les techniciens en interprétation
• Le technicien de chaque salle et le chef d’équipe des interprètes
• Le modérateur d’une session (réelle ou virtuelle) et le chef d’équipe des interprètes.

Tenez compte des contraintes techniques

• Le virtuel fatigue, les participants se lassent rapidement. Faites des séances courtes de 2h maximum et prévoyez des pauses. Sachez aussi qu’il faudra plus d’interprètes pour couvrir plusieurs séances dans la journée.
• Si vous organisez un hub avec plusieurs cabines, attention à le situer dans un endroit calme. Tous les bruits environnants sont captés par les micros et gênent l’écoute.
• En cas de projection lors de séances virtuelles, n’oubliez pas d’incruster l’image de l’orateur à côté de son PowerPoint.

Pour assurer une bonne qualité de son, demandez aux orateurs à distance

• De se connecter avec un câble Ethernet, plus stable que le wifi
• D’utiliser un micro autre que celui de leur ordinateur qui est toujours de qualité moyenne (prendre un micro-casque ou un micro extérieur sur pied)
• De conserver leur webcam allumée pendant leur intervention (le visuel aide à la compréhension).

Les conférences multilingues hybrides restent compliquées. Tout le monde sait organiser un symposium en face-à-face, ou une réunion purement virtuelle, sur Zoom par exemple. L’hybride demande plus de temps de préparation, plus de compétences techniques, plus de flexibilité, plus d’ajustements. Ne sous-estimez pas les difficultés. A Calliope, nous saurons vous conseiller. N’hésitez pas à nous contacter.