Elegir sede y fechas para su conferencia

 | Buenas prácticas

La organización de los equipos de intérpretes para su evento no puede improvisarse en el último minuto. Asegurarse el servicio de interpretación que mejor se adapte a las necesidades de su evento requiere una cuidada planificación que empieza por la elección de la sede de la conferencia y las fechas de celebración.

Para disponer de intérpretes locales y optimizar así su presupuesto, evite algunas fechas

Grandes eventos como el G20 o las cumbres sobre el clima requieren los servicios de un gran número de intérpretes. Por ejemplo, la CIT (Conferencia Internacional del Trabajo), que se celebra en Ginebra, Suiza, durante las dos primeras semanas de junio, moviliza unos 300 intérpretes, incluyendo muchos locales. Los intérpretes de árabe, ruso y chino no acostumbran a estar disponibles durante este  período del año.

Contratar intérpretes coincidiendo con las fechas de los plenos del Parlamento Europeo es tarea casi imposible puesto que unos 700 intérpretes prestan sus servicios en dichas sesiones que se celebran una vez al mes durante tres o cuatro días, y ello a la lo largo de todo el año. El Parlamento Europeo utiliza 23 idiomas en sus debates y durante esas fechas prácticamente no hay intérpretes de polaco, letón o maltés disponibles para reuniones tanto del mercado privado como público. Los Juegos Olímpicos son otro ejemplo, ya que movilizan a casi un centenar de profesionales para cubrir desde ruedas de prensa de finalistas a sesiones de Comité Olímpico Internacional.

Si organiza una gran conferencia asegúrese que no coincide con ninguno de estos eventos. No existe ninguna lista que incluya las grandes conferencias o asambleas internacionales, pero no dude en preguntarnos, como intérpretes profesionales hacemos un seguimiento de las conferencias locales, acontecimientos deportivos, y reuniones políticas de alto nivel.

Planificar con antelación le garantiza la mejor selección de intérpretes

Si sus fechas son inamovibles, contrate con la mayor antelación posible.

Cuanta más antelación mejor, puesto que así será mayor la selección de intérpretes disponibles. Como Danielle Gree, miembro Calliope, destaca en su post sobre el congreso de la Unión Internacional de Arquitectos (UIA) celebrado en Estambul, en cada país hay algún idioma difícil de encontrar. En Francia, por ejemplo, no hay muchos intérpretes con japonés o coreano y se les acostumbra a contratar con mucha antelación. Es habitual que para grandes eventos se contrate a los intérpretes freelance con hasta 14 meses de antelación. Si espera hasta el último minuto puede que ya no encuentre intérpretes con los idiomas o la especialización que requiera. Por ello es aconsejable hacer las cosas con tiempo.

Proximidad geográfica con los intérpretes profesionales

La localización es otro factor a tener en cuenta cuando se tiene que contratar a intérpretes. Ciudades como París, Bruselas y Ginebra son el lugar de residencia de centenares de intérpretes. En cambio, son muy pocos los que tienen su domicilio en países como Tanzania o Nueva Caledonia, por lo que probablemente tendrá que “importarlos”. Necesitará un presupuesto para los viajes y el alojamiento de los intérpretes, que puede multiplicarse si se organiza a última hora.

Nuestra primera opción es contratar intérpretes locales, siempre y cuando tengan la combinación lingüística adecuada y la experiencia requerida. Caso que sea necesario empezamos a buscar en los mercados vecinos, para que los gastos de viaje y alojamiento sean lo más reducidos posible.

Para nosotros sería un placer organizar y gestionar los servicios de interpretación de su evento. O, si lo único que necesita es ayuda  para decidir dónde y cuándo celebrar su conferencia, escríbanos y nos pondremos en contacto con usted.

Este artículo forma parte de nuestra serie "Siete Pistas para contratar el servicio de interpretación más apropiado para su evento".

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