Cómo convertir un evento presencial en una reunión virtual o híbrida con interpretación

 | Buenas prácticas

Si bien los confinamientos y las restricciones impuestas a los viajes nos han llevado a adoptar la modalidad virtual como solución para nuestros eventos, debemos ser cautelosos al hacerlo. Convertir un evento presencial en una reunión virtual o híbrida no es ninguna trivialidad, principalmente si se trata de una conferencia multilingüe con interpretación simultánea.

Hybrid event with interpretation

Evento para el CEIFAC (Colegio Europeo de Investigaciones Financieras y de Análisis Financiero Criminal), celebrado en formato híbrido con interpretación

Plataforma

En primer lugar, se debe decidir en qué entorno virtual se celebrará el evento. ¿Es preferible optar por una plataforma convencional para videoconferencias, como ZOOM, que ya muchos conocen e incluye una función para interpretación, o será mejor utilizar una plataforma de interpretación simultánea a distancia, que ofrece funciones más sofisticadas a los intérpretes? Los intérpretes consultores de Calliope están preparados para asesorar acerca de la mejor solución para cada evento.

Programa

Independientemente de la tecnología que se escoja, es imposible obviar el reconocido fenómeno de la “fatiga por ZOOM”.  Un programa de día completo, que habría funcionado bien para un evento presencial, se debe reestructurar para adaptarse al formato virtual o híbrido. Las encuestas han demostrado que, en los eventos virtuales, la capacidad de la gente para concentrarse suele reducirse de forma importante tras dos horas de reunión. Por ello, se debe procurar no sobrepasar los 120 minutos. Además, conviene prever recesos de 20 a 30 minutos entre sesiones, lo que favorecerá tanto a los participantes como a los intérpretes.

Dónde ubicar a los intérpretes

En las reuniones híbridas, los más conveniente es que los intérpretes estén en el sitio del evento con los participantes y técnicos. En las reuniones virtuales, los intérpretes pueden trabajar juntos con un técnico en un hub o conectarse desde sus propios estudios. En los hubs se reduce el riesgo de experimentar percances técnicos y los intérpretes pueden trabajar juntos como equipo. Sin embargo, para reuniones más cortas o cuando la combinación de lenguas haga más difícil reunir a todos los intérpretes en un solo hub, puede ser apropiado que cada intérprete trabaje desde su propio estudio. Además, habrá otros factores que tener en cuenta. Los intérpretes asesores de Calliope están plenamente capacitados para sugerirle la opción más adecuada para su evento.

Tiempo de preparación

La organización de los eventos virtuales, y principalmente de los híbridos, es más complicada que la de una conferencia presencial, en especial si se trata de una reunión grande con varias sesiones paralelas. La Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos (IAPCO) recomienda que todas las decisiones relativas a la plataforma y al programa se tomen al menos dos meses antes de la fecha de inicio del evento.

Preparación de los oradores

Tanto en los eventos híbridos como en los virtuales es esencial que quienes vayan a intervenir a distancia cuenten con los equipos adecuados para que la calidad del sonido sea óptima. Los oradores deberán conectarse a Internet mediante un cable de Ethernet, en lugar de WIFI, y utilizar audífonos con micrófono incorporado o un micrófono externo, en vez del micrófono de la computadora. También es importante que mantengan la cámara encendida mientras hablan. Los intérpretes asesores de Calliope pueden facilitarle una serie de Consejos para oradores y ayudar a optimizar la calidad del audio de los ponentes.

Capacitación de los intérpretes y pruebas técnicas

Tenga presente que es posible que los intérpretes no conozcan bien la plataforma escogida para el evento. De ser necesario, el intérprete asesor podrá organizar una sesión de capacitación para el equipo de intérpretes.

Grabaciones

Si desea grabar su evento para publicarlo en YouTube o en algún sitio web, se deben tener en cuenta los derechos de propiedad intelectual. Se recomienda hablar del tema con el intérprete asesor.

Documentos

Al igual que en los eventos presenciales, es importante que los oradores, participantes e intérpretes reciban instrucciones claras, así como el programa de la reunión, tan pronto como sea posible. Cerciórese de proporcionar a los intérpretes toda la documentación necesaria para que puedan prepararse para el evento. Lo anterior incluye el programa, presentaciones, documentos explicativos, notas conceptuales y discursos. Si va a utilizar videos grabados previamente, es indispensable que los comparta con los intérpretes con antelación acompañados, si es posible, de los guiones correspondientes.

Los intérpretes consultores de Calliope pueden ofrecerle asesoría sobre cómo escoger el formato, la plataforma y el programa para su reunión. Póngase en contacto con nosotros para asegurarse de que su evento virtual o híbrido sea todo un éxito.

 

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