Real, virtuell und hybrid: der UICN-Kongress in Marseille

Eigentlich war der UICN-Kongress für Juni 2020 geplant, dann aber zunächst pandemiebedingt auf Januar 2021 verschoben worden. Er fand schließlich vom 3. bis zum 10. September 2021 in Marseille statt, und zwar von Live! by GL Events in einem Hybridformat hervorragend organisiert. Trotz der Coronakrise konnten anlässlich des Kongresses 6000 Personen vor Ort und 3500 online zusammenkommen und 160 Länder vertreten - ein großer Erfolg.

Hybridsitzung der UICN-Mitgliederversammlung

Calliope hatte bereits bei den letzten drei UICN-Kongressen die Verdolmetschung organisiert, insbesondere 2016 bei dem grünen Kongress in Hawai. Das neu eingeführte Hybridformat stellte allerdings eine zusätzliche Herausforderung dar. 50 Dolmetscher waren insgesamt im Einsatz, um die Gipfelkonferenzen am 3. September und die zahlreichen Arbeitssitzungen des Forums vom 4. bis 7. September sowie im Anschluss die Mitgliederversammlung vom 8. bis zum 10. September und Dutzende parallel laufende Pressekonferenzen zu dolmetschen.

Wegen der Corona-Maßnahmen überprüfte die Chefdolmetscherin Danielle Grée, dass alle DolmetscherInnen einen Impfnachweis vorweisen konnten und sorgte dafür, dass bei jeder Sitzung für alle eine eigene Kabine zur Verfügung stand. Zusätzlich wurde ein beeindruckender Hub mit 24 Dolmetscherkabinen und -konsolen aufgebaut, der eigens für hybride und vollständig virtuelle Veranstaltungen genutzt wurde. Insgesamt kamen während des Kongresses über 60 Doppelkabinen in Einzelnutzung zum Einsatz.

Dieser kollektive Kraftakt ergänzt unseren Erfahrungsschatz zum Thema mehrsprachige Konferenzen, die von einem Präsenzformat auf ein virtuelles oder Hybridformat umgestellt werden. Dazu gibt es bereits folgenden Blog.

Dolmetscherhub für hybride oder virtuelle Sitzungen

Machen Sie schon im Vorfeld Werbung für die Konferenzsprachen Ihrer Veranstaltung

  • Weisen Sie die ReferentInnen und TeilnehmerInnen schon früh darauf hin, dass sie verschiedene Sprachen sprechen können, auch wenn die Reden virtuell gehalten oder als Video vorher aufgenommen werden.
  • Geben Sie allen ReferentInnen auf dem Podium Empfänger und Kopfhörer für die Verdolmetschung
  • Erklären Sie den virtuell zugeschalteten ReferentInnen, wie sie die Verdolmetschung hören können.

Leiten Sie Redebeiträge, Präsentationen und andere wichtige Unterlagen an die DolmetscherInnen weiter

  • Senden Sie den DolmetscherInnen für jede Sitzung eine aktuelle Tagesordnung und informieren Sie sie über jede Programmänderung, die sich auf ihre Arbeitsteilung auswirken könnte.
  • Leiten Sie den Link oder wenn vorhanden das Skript von aufgezeichneten Videos oder Clips weiter
  • Geben Sie ihnen Zugang zur «Speakers’ Preview» oder anderen Ordnern, in den die Präsentationen gespeichert werden.

Sorgen Sie während des Events für eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten

  • Zwischen den TontechnikerInnen und den für die DolmetscherInnen verantwortlichen Technikern.
  • Zwischen der TechnikerIn jedes Saals und der TeamchefIn der Dolmetscher
  • Zwischen der ModeratorIn einer (reellen oder virtuellen Sitzung) und der TeamchefIn der Dolmetscher

Berücksichtigen Sie die technischen Gegebenheiten

  • Videokonferenzen sind anstrengend, und die TeilnehmerInnen ermüden schnell. Planen Sie kurze, höchstens zweistündige Sitzungen mit Pausen. Denken Sie auch daran, dass Sie mehr DolmetscherInnen brauchen werden, um mehrere Sitzungen an einem Tag abzudecken.
  • Ein Hub mit mehreren Kabinen sollte an einem ruhigen Ort aufgebaut werden, da auch die Umgebungsgeräusche von den Mikrofonen aufgefangen werden und das Zuhören erschweren.
  • Bei einer Videoübertragung während virtueller Konferenzen sollten Sie auch das Bild der ReferentIn neben der PowerPoint-Präsentation einblenden.

DIe beste Tonqualität erreicht man, indem man die per Video zugeschalteten Referenten darum bittet:

  • ein Ethernetkabel zu verwenden, weil die Verbindung dann stabiler ist als über WLAN.
  • nicht das Computermikrofon zu verwenden, dessen Qualität immer mittelmäßig ist, sondern ein Headset mit Bügelmikrofon oder ein externen Mikrofon.
  • ihre Webkamera während des Beitrags eingeschaltet zu lassen (Gesten und Mimik tragen zum besseren Verständnis bei).

Empfehlungen des EPA © zu Mikrofonauswahl bei Videokonferenzen

Mehrsprachige Hybridkonferenzen bleiben eine komplizierte Angelegenheit. Eine Präsenzsitzung oder eine rein virtuelle Konferenz auf Zoom zum Beispiel kann jeder organisieren. Eine Hybridveranstaltung erfordert mehr Vorbereitungszeit, mehr technisches Know-how, mehr Flexibilität und Anpassungen. Diese Schwierigkeiten sollte man nicht unterschätzen. Wir von Calliope beraten Sie gern. Sprechen Sie uns an.

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