Virtuelle oder hybride Events mit Simultanverdolmetschung? So geht es.

 | Beste Praktiken

Lockdowns und Reiseeinschänkungen haben uns zu virtuellen Tagungsformaten gezwungen. Doch die Umstellung einer Präsenzsitzung auf ein virtuelles oder hybrides Format ist nicht immer problemlos, ganz besonders, wenn es sich um eine mehrsprachige Tagung mit Simultanverdolmetschung handelt.

Hybrid event with interpretation

Veranstaltung des European College of Financial Investigation and Criminal Financial Analysis (CEIFAC) im Hybridformat mit Simultanverdolmetschung

Plattform

Alles beginnt mit der Entscheidung für das virtuelle Umfeld, in dem Ihre Veranstaltung stattfinden wird: Soll es eine einfache Videokonferenz auf einer Plattform wie Zoom sein, die allgemein bekannt und mit einer Option für Dolmetschkanäle ausgestattet ist oder möchten Sie lieber mit einer spezialisierten, dolmetschfreundlichen Simultandolmetsch-Plattform arbeiten? Wenden Sie sich an die Beratenden DolmetscherInnen von Calliope, die Ihnen die beste Sprachlösung für Ihr Event zusammenstellen können, ganz egal, welches Format Sie planen.

Programm

Ganz egal, für welche technische Lösung Sie sich entscheiden, nehmen Sie sich vor der notorischen «Zoom-Müdigkeit» in Acht. Was bei einer Präsenzveranstaltung als Tagesprogramm durchaus in Ordnung sein könnte, muss bei einer virtuellen oder hybriden Ausgabe kräftig überarbeitet werden. Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden bei virtuellen Events nach rund zwei Stunden stark nachlässt. Versuchen Sie also, die Sitzungsblöcke Ihrer Veranstaltung entsprechend kurz zu halten. Schalten Sie zwischen den Blöcken Pausen von 20 bis 30 Minuten ein. Ihre Teilnehmenden und die DolmetscherInnen werden es Ihnen danken.

Und wo sitzen die DolmetscherInnen?

Bei Hybridveranstaltungen raten wir dazu, die DolmetscherInnen wenn möglich am selben Ort wie die lokalen Teilnehmenden und die AudiotechnikerInnen zu platzieren. Bei vollständig virtuellen Events können sich die DolmetscherInnen entweder in einem Hub mit technischer Unterstützung oder ihrem Heim-oder Bürostudio befinden. Hubs sind weniger anfällig für technische Störungen und ermöglichen den DolmetscherInnen eine Zusammenarbeit vor Ort als Team. Bei kürzeren Veranstaltungen oder Events mit komplexeren Sprachkombinationen, bei denen nicht das gesamte Dolmetschteam an ein und demselben Ort zusammengebracht werden kann, kommt unter Umständen eine Heim- oder Bürostudiolösung in Frage. Ihre Beratenden DolmetscherInnen von Calliope können Sie auch hier beraten und sicherstellen, dass bei der Planung Ihrer mehrsprachigen virtuellen Konferenz alles bedacht wird.

Früh genug planen

Virtuelle und insbesondere hybride Events sind vom organisatorischen Standpunkt her anspruchsvoller als klassische Präsenztagungen, vor allem, wenn es sich um Großveranstaltungen mit mehreren Parallelsitzungen handelt. Die IAPCO empfiehlt deshalb, Format, Plattform und Programm mindestens zwei Monate vor dem Event festzulegen.

Audio-Qualität, die sich auszahlt

Ganz egal, ob Sie nun ein hybrides oder vollständig virtuelles Event veranstalten, müssen Sie darauf achten, dass die von außerhalb zugeschalteten ReferentInnen technisch gut ausgestattet sind. WLAN genügt nicht! Für eine stabile Verbindung müssen die Referierenden über Ethernet-Kabel mit dem Internet verbunden sein und entweder ein Headset mit Bügelmikrofon oder ein externes Desktop-Mikrofon verwenden, da eingebaute Computermikrofone keine ausreichende Tonqualität liefern. Außerdem sollten sie ihre Kamera eingeschaltet lassen, wenn Sie sprechen. Gerne lassen Ihnen die Beratenden DolmetscherInnen von Calliope ihre Tipps für RednerInnen zukommen und beraten Sie auch gerne, damit Sie die Audio-Qualität bei Ihrer Veranstaltung optimieren können.

Schulung und technische Proben

Vergessen Sie nicht, dass die DolmetscherInnen unter Umständen nicht mit der von Ihnen gewählten Plattform vertraut sind. Gerne schulen die Beratenden DolmetscherInnen von Calliope das gebuchte Dolmetschteam auf den zum Einsatz gelangenden Plattformen.

Mitschnitt des Dolmetschtons

Wenn Sie die verschiedenen Sprachversionen Ihres Events mitschneiden und auf Websites oder beispielsweise YouTube hochladen möchten, ergeben sich in der Regel urheberrechtliche Konsequenzen. Auch hier helfen Ihnen Ihre Beratenden DolmetscherInnen von Calliope weiter.

Vorbereitungsunterlagen

Genau wie bei Präsenzveranstaltungen benötigen Ihre ReferentInnen, Teilnehmenden und DolmetscherInnen auch bei virtuellen Events so früh wie möglich klare und umfassende Informationen. Vergessen Sie nicht, dass Ihre DolmetscherInnen sich auf ihren Einsatz vorbereiten müssen. Dafür benötigen sie das Tagungsprogramm, PPT- oder PDF-Präsentationen, Sitzungsstrukturen und Redemanuskripte. Wenn Sie Videos abspielen möchten, die live zu übersetzen sind, sollten Sie diese den DolmetscherInnen im Vorfeld zukommen lassen, wenn möglich mit Transkript.

Die Beratenden DolmetscherInnen von Calliope unterstützen Sie bei der Wahl von Format, Plattform und Programm Ihrer Veranstaltung. Bitte sprechen Sie uns an, damit auch Ihr virtuelles oder hybrides Event zum Erfolg wird.

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