Beratende Dolmetscher: Vertrauenspartner für kompetente Sprachlösungen

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Calliope provided interpreting services for the Global Summit of Women

Ein Mann unter Frauen

Allein in einer Welt von Frauen – für Christoph Renfer, Calliopes Vertreter in der Schweiz, war dies überhaupt kein Hinderungsgrund für eine reibungslose mehrsprachige Kommunikation beim 29. Globalen Frauengipfel 2019 in Basel. Einmal mehr wurde deutlich, dass Dolmetschen Vertrauenssache ist und eine solide Vertrauensbasis zwischen dem Veranstalter, dem beratendem Dolmetscher und einem Team von qualifizierten, professionellen Konferenzdolmetschern für den Erfolg eines mehrsprachigen Events ausschlaggebend sein kann.

Als Larry Grady, Executive Director des Global Summit of Women, im August 2018 von Calliope Schweiz ein Angebot für die Ausrichtung von Dolmetschdienstleistungen für den 29. Globalen Frauengipfel vom 4. bis 6. Juli 2019 in Basel anforderte, war Christoph Renfer, Calliopes Vertreter in der Schweiz, fürs Erste einmal nur erleichtert. Mit einer komfortablen Vorlaufzeit von elf Monaten erwartete er keinerlei Schwierigkeiten, ein Team von qualifizierten Konferenzdolmetschern für Englisch, Französisch und Deutsch zusammenzustellen, wie dies von den Veranstaltern gewünscht wurde.

Dennoch hatte Renfer eine lange Liste von Fragen, die Grady in einer ersten E-Mail-Runde und mit ein paar wenigen Anrufen klären konnte. Nein, der Frauengipfel wünschte nicht ausschließlich Dolmetscherinnen, weil die Veranstaltung auch Männern offenstand, selbst wenn Frauen naturgemäß die überwältigende Mehrheit der Vortragenden und Teilnehmenden ausmachten. Ja, es waren mit Chinesisch, Koreanisch, Russisch und Vietnamesisch auch zusätzliche Sprachen geplant. Hier war also eine Koordination zwischen dem Calliope-Team und den anderen Dolmetschern gefragt, die von den Delegationen aus China, Kasachstan, Südkorea und Vietnam gestellt wurden. Ja, auf dem Programm standen neben Plenarsitzungen drei parallele Breakout-Sessions, und ja, der Frauengipfel würde im Congress Centre Basel (CCB) stattfinden, dem größten Kongresszentrum der Schweiz, ausgestattet mit modernster Konferenztechnik und großzügigen, fest eingebauten Kabinen für das gesamte Dolmetschteam. Und ja, Larry versprach, Calliope im Vorfeld Redetexte und Präsentationen zukommen zu lassen, um den Dolmetscherinnen und Dolmetschern eine gründliche Vorbereitung zu erlauben.

Für einmal keine Männergesellschaft

Selbst wenn die Leitung des Summits kein rein weibliches Dolmetschteam verlangte, war es nur logisch, für diese Veranstaltung eine möglichst große Anzahl von Dolmetscherinnen zu verpflichten. Schließlich bestand das Calliope-Team aus neun Frauen und drei Männern, die alle in Basel zu Hause und deshalb spesenfrei verfügbar waren. Von den neun Dolmetscherinnen hatten acht ihr Berufsdomizil nicht in Basel, dem Austragungsort des Frauengipfels.

Christoph and Alec -  intérpretes consultoresDer Turm zu Basel – kein babylonisches Sprachgewirr

Die Zusammenarbeit mit den Dolmetschern für Chinesisch, Koreanisch, Russisch und Vietnamesisch funktionierte dank gründlicher technischer Vorbereitung und Koordination reibungslos. Vor jeder Session, bei der diese Zusatzsprachen angeboten wurden, kontrollierte der Chefdolmetscher von Calliope zusammen mit den Konferenztechnikern die Einstellungen der Dolmetschkonsolen in den Kabinen und testete die Relaisfunktion, die das Calliope-Team benötigte, um aus den Zusatzsprachen ins Englische, Deutsche und Französische zu übersetzen.

Drei Parallelwelten

Der zweite und dritte Tag stand ganz im Zeichen von drei parallel stattfindenden Breakout-Sessions. Dafür waren drei vollständige Teams zur Abdeckung der drei Arbeitssprachen nötig. Da Englisch mit rund 95 Prozent die klar dominierende Konferenzsprache war, reichten je zwei Kabinen pro Session aus, wobei aus jeder Kabine eine Rückübersetzung der äußerst seltenen deutschen oder französischen Wortmeldungen ins Englische gewährleistet war. Darüber freute sich natürlich der Executive Director des Gipfeltreffens, der darauf bedacht war, dass ihm die Kosten nicht aus dem Ruder liefen.

Der Draht zur Technik

Als schweizerisches Mitglied von Calliope hatte Christoph Renfer ein Heimspiel. Entsprechend harmonisch gestaltete sich denn auch die Zusammenarbeit mit den AV-Technikern des Congress Centre Basel (CCB), rekrutiert Renfer als beratender Dolmetscher mit Domizil Basel doch häufig Dolmetschteams für Einsätze im CCB. So hat sich über die Jahre ganz natürlich eine konstruktive Vertrauensbasis mit dem technischen Personal des CCB entwickelt.

Dolmetschen ist Vertrauenssache

Die Zusammenarbeit zwischen dem Executive Director des Summits, Larry Grady, und Christoph Renfer als Vertreter von Calliope-Interpreters in der Schweiz stand von Beginn weg unter einem guten Stern. Direkte Kommunikation und der Wille zur Zusammenarbeit auf beiden Seiten waren Garanten für ein konstruktives Arbeitsverhältnis. Grady belieferte Calliope regelmäßig und frühzeitig mit Vorbereitungsunterlagen, die Renfer über Calliopes End-to-End verschlüsselte und passwortgeschützte Tresorit-Plattform zum Teilen und Synchronisieren von Dateien jeweils umgehend an das Dolmetschteam weiterleitete. Auf der anderen Seite erbrachte Calliope Schweiz die Dolmetschdienstleistung genau zum elf Monate vorher vereinbarten Preis – und zwar auf den Rappen genau. Dadurch konnte der Kunde den für die Dolmetschdienstleistung vorgesehenen Aufwand zuverlässig abrechnen. Und Calliope war in der Lage, unter den mehr als 1000 Teilnehmenden des Frauengipfels die mehrsprachige Kommunikation sicherzustellen und damit seinen Leistungsauftrag voll und ganz erfüllen.

Larry Grady, Executive Director des Global Summit of Women, sieht das genauso: “Die Zusammenarbeit mit Christoph und Calliope-Interpreters war äußerst erfreulich. Dank der reibungslosen Kommunikation im Vorfeld des Gipfels konnte ich das Thema Dolmetschen abhaken, und ich wusste, dass ich von Calliope eine Top-Dienstleistung bekommen würde. Christoph und das Team ließen mich ihren Enthusiasmus und ihr Interesse für die Thematik des Gipfels spüren. Für mich ist es wichtig, mit einem Dolmetschteam zusammenzuarbeiten, das mit echtem Engagement zur Sache geht.”

Der 29. Globale Frauengipfel war ein enormer Erfolg, und Calliope Schweiz ist stolz darauf, seinen Beitrag zu dieser Großveranstaltung geleistet zu haben. Einmal mehr hat es sich gezeigt, dass Dolmetschen Vertrauenssache ist: von der Ermittlung der gegenseitigen Bedürfnisse und der Wahl einer optimalen Sprachlösung zur störungsfreien Zusammenarbeit während des Events – gemeinsam können Kunde, beratender Dolmetscher und ein hochqualifiziertes Team von Konferenzdolmetschern den Unterschied ausmachen.

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