Optimiser le budget interprétation de votre conférence

 | Bonnes pratiques

L’interprétation simultanée ne représente qu’une petite partie du budget total d’un événement, mais elle compte beaucoup, car elle est essentielle à la communication. Cela dit, le coût des interprètes, du matériel et des frais annexes (transports, hébergement, etc…) peut finir par chiffrer. Voici donc quelques conseils pour maîtriser les coûts et optimiser l’investissement en services d’interprétation. 

Filoxenia conference centre 1Recourir à des interprètes de conférence locaux

Pour minimiser les frais de transport et d’hébergement, travaillez avec des interprètes locaux. Toujours plus facile à dire qu’à faire, surtout si vous devez trouver des interprètes dans des pays dont vous ne parlez pas la langue et où vous n’avez aucun contact local. Nous avons plus de vingt ans d’expérience, une connaissance approfondie de notre secteur d’activité et un réseau prospère de contacts. Grâce à lui, nous pouvons recruter en priorité des interprètes locaux. Pour éviter aux organisateurs les frais d’avion et d’hôtel des interprètes. 

Si les interprètes locaux n’ont pas les compétences voulues ou ne sont pas disponibles dans les langues nécessaires, essayez les marchés voisins. Nous cherchons toujours à proximité de l’événement, en travaillant par cercles concentriques de plus en plus élargis. Et ce, pour minimiser les frais de transport.

Recruter le plus tôt possible

Au premier point de cette série, choisir les dates et le lieu de votre événement, nous avons insisté sur la nécessité de recruter très tôt. N’oubliez pas que certains interprètes indépendants sont recrutés des mois avant les grandes manifestations. N’attendez pas la dernière minute, vous pourriez ne plus trouver d’interprètes disponibles pour votre conférence.

Vous aurez peut-être de la chance et trouverez des interprètes pour votre événement de la semaine prochaine. Mais vous devrez peut-être aussi en faire venir de loin, à grands frais. De même pour le matériel. Planifiez bien, pour avoir les meilleures conditions et la disponibilité garantie.

Optimiser votre programme

Un consultant expérimenté saura vous aider à optimiser le programme et bien répartir les besoins en interprètes. Il/elle peut vous rationaliser les horaires pour avoir une couverture efficace. Par exemple, si vous avez une séance plénière de deux heures par jour et 6 ateliers dans six salles différentes par la suite, le consultant peut organiser la rotation des équipes durant la plénière et vous économiser une équipe entière, à condition que plénière et ateliers ne se déroulent pas en même temps. Sans ces conseils, vous auriez peut-être envisagé de recruter 7 équipes. Il est indispensable de fournir en amont un programme détaillé à votre consultant.

Chez Calliope, nous sommes des consultants aguerris qui peuvent vous aider à tirer le maximum de votre budget. Contactez-nous dès aujourd’hui.

Ce petit article est le cinquième d’une série consacrée à l’interprétation simultanée de votre événement en 7 points.

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