Gestion des risques : l’interprétation de conférence

 | Bonnes pratiques

Ces dernières décennies, l’interprétation de conférence est devenue un outil incontournable de la communication dans le monde. Bien configuré, ce service contribuera au succès de votre réunion internationale. Dans le cas contraire, la communication entre les participants risque d’être compromise.

Les organisateurs d’événements connaissent et anticipent un grand nombre de risques, mais oublient souvent ou minimisent le service interprétation. Grave erreur ! Mal maîtriser ce risque peut gravement compromettre la réussite de votre manifestation internationale.

Prenons un exemple : après des mois d’effort, vous avez réussi à obtenir la participation d’un expert de renommée mondiale pour présenter une communication à votre conférence. Une ou deux semaines avant celle-ci, vous demandez à une agence trouvée sur Internet de recruter des interprètes. Les meilleurs professionnels étant alors déjà pris, vous héritez d’une équipe de moindre qualité, dont les membres ne connaissent pas votre domaine de spécialisation et n’ont pas suffisamment de temps pour se préparer correctement. N’oubliez pas que c’est votre réputation qui est en jeu. L’investissement réalisé en amont pourrait être sérieusement compromis si le message de votre orateur n’est pas traduit fidèlement.

Êtes-vous prêt à confier la gestion d’un tel risque réputationnel à des non-spécialistes ?

La gestion des risques en trois étapes clés

 La gestion des risques implique généralement les étapes suivantes :

  1. Identification des éléments potentiellement porteurs de risque
  2. Définition des risques
  3. Élaboration d’une stratégie de réduction ou d’élimination des risques dans la mesure du possible.

L’interprétation de conférence en tant que facteur spécifique de risque :

Étape 1 : Reconnaître que l’interprétation est une activité à risque

La raison d’être des conférences internationales est de communiquer, de partager et d’échanger des idées. Leur organisation demande du temps et des moyens financiers. Vos efforts pourraient être peine perdue si vos interprètes ne sont pas sélectionnés judicieusement.

Étape 2 : Identifier les risques associés à l’interprétation

  • Le risque communication : vos interprètes doivent être des professionnels chevronnés, connaître le jargon spécialisé de votre industrie et savoir faire face à des vitesses d’élocution et à des accents étrangers très divers, tout en transmettant fidèlement le message de votre orateur. Si ce n’est pas le cas, la communication risque d’être sérieusement compromise, tout comme, d’ailleurs, votre réputation. Votre prestataire de services d’interprétation doit donc posséder les compétences et les connaissances voulues pour pallier ce risque.
  • Le risque financier : établir le budget des services d’interprétation pour une conférence multilingue n’est pas chose facile. Un manque de connaissance du marché local peut occasionner le recrutement d’interprètes basés ailleurs et, par conséquent, des frais de voyage superflus. Un manque d’expérience de la composition des équipes peut mener à un sur-recrutement. Votre prestataire de services d’interprétation doit pouvoir vous aider à optimiser votre budget.
  • Le risque technique : les interprètes doivent pouvoir travailler dans de bonnes conditions, à savoir avec du matériel d’interprétation de premier plan offrant une excellente qualité sonore qui n’interfère pas avec leur prestation, et ce, dans des cabines insonorisées. Votre prestataire de services d’interprétation doit pouvoir vous aider à choisir le matériel qui convient.
  • Le risque logistique sur place : la coordination d’une équipe multilingue exige des compétences particulières, notamment lorsque plusieurs sessions se déroulent simultanément. Tout peut arriver : un interprète tombe malade, un vol est retardé ou annulé, les débats durent plus longtemps que prévu et l’horaire est dépassé, vous avez soudain besoin d’une langue supplémentaire ou un document arrive à la dernière minute. L’interprète chargé de la coordination doit pouvoir faire face à toutes ces éventualités et aplanir toutes les difficultés en douceur.

Étape 3 : Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques identifiés

Ce type de stratégie consiste à éviter, transférer ou réduire les risques. Comme l’interprétation est indispensable dans une manifestation multilingue, le risque ne peut être totalement exclu. Vous pouvez le transférer à un tiers comme une agence de traduction, un centre de congrès ou un fournisseur de matériel technique. Mais ce ne sont probablement pas des spécialistes de l’interprétation de conférence. Le mieux est donc de s’adresser directement aux professionnels, capables de vous décharger de tous les risques, et d’élaborer des solutions de secours.

C’est justement le type de service qu’offre Calliope-Interpreters, réseau international d’interprètes en activité et membres de l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC). Nous possédons les compétences et les connaissances dont vous aurez besoin pour gérer ces risques. Avec nous, vous pouvez compter sur un service d’interprétation qui contribuera réellement au succès de votre conférence.

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