Choisir les dates et lieu de votre événement

 | Bonnes pratiques

Organiser des équipes d’interprètes pour votre événement ne s’improvise pas et ne doit pas se faire à la dernière minute. Au contraire, pour trouver la meilleure solution d’interprétariat, il vous faut planifier bien à l’avance, et commencer par bien choisir les dates et le lieu de votre conférence.

Pour trouver des interprètes de simultanée locaux et optimiser votre budget, évitez certaines dates.

De grandes manifestations internationales comme le G20 ou un sommet sur le climat absorbent beaucoup d’interprètes de conférence. La CIT (Conférence internationale du travail), par exemple, qui a lieu pendant deux semaines en juin à Genève, requiert quelque 300 interprètes, dont beaucoup de locaux. A cette époque de l’année, les interprètes de russe, chinois et arabe sont rarement disponibles.

Trouver des interprètes durant les sessions du Parlement européen à Strasbourg est quasiment impossible. Sept cent interprètes environ sont affectés à ces sessions qui ont lieu pendant trois ou quatre jours, tous les mois, toute l’année. Le Parlement européen travaille en 23 langues, ce qui ne laisse pratiquement aucun interprète de polonais, maltais ou letton pour d’autres conférences du secteur public ou privé. Autre exemple, les Jeux Olympiques : près de 100 interprètes couvrent les besoins, allant des conférences de presse des finalistes aux réunions du Comité International Olympique.

Si vous organisez une grande manifestation, essayez de ne pas choisir les mêmes dates que ces événements. Comme il n’y a pas de liste complète des conférences, congrès ou sommets internationaux de cette importance, demandez-nous conseil. En tant que professionnels de l’interprétation de conférence, nous connaissons les conférences locales, les grandes rencontres sportives et les réunions politiques de haut niveau.

Prévoir en amont pour avoir les meilleurs interprètes

Si vous n’avez pas le choix des dates de votre conférence, recrutez très tôt.

Plus vous organiserez à l’avance, plus vous aurez le choix parmi les interprètes disponibles. Comme l’explique Danielle Grée, membre de Calliope, dans son texte sur le congrès d’Istanbul de l’Union internationale des Architectes (UIA), dans tous les pays, certaines langues sont rares. Si vous êtes en France et avez besoin de coréen ou de japonais, par exemple, il y a peu d’interprètes et ils ont tendance à être réservés longtemps à l’avance. Les interprètes de conférence indépendants sont parfois recrutés 14 mois avant un grand événement. Si vous attendez le dernier moment, il n’y aura peut-être plus d’interprètes avec la combinaison linguistique ou l’expérience voulue. Par conséquent, n’attendez pas.

Proximité géographique des interprètes professionnels

Le lieu de votre conférence est un autre volet important pour obtenir des interprètes de simultanée. Des villes comme Paris, Bruxelles et Genève ont des centaines d’interprètes locaux. En Tanzanie ou en Nouvelle-Calédonie, il y en a très peu et il faut les “importer”. D’où un budget transport et logement pour les interprètes qui peut se révéler onéreux si on s’y prend à la dernière minute.

Nous commençons toujours par recruter des interprètes locaux, à condition, bien sûr, qu’ils aient les langues et l’expérience souhaitées. Ensuite, selon les besoins, nous élargissons notre recherche aux marchés voisins, pour limiter les frais de transport et hébergement.

Nous serons heureux d’organiser et de gérer les services d’interprétation de votre événement. Ou, si vous souhaitez connaître les meilleures dates et lieux pour votre conférence, contactez-nous. Nous vous répondrons très vite.

Cet article fait partie de la série L'interprétation simultanée de votre événement en 7 points.

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