Oft leider keine Qual der Wahl: Die Festlegung von Termin und Ort Ihrer Konferenz

 | Beste Praktiken

Die Buchung von Dolmetschern für Ihr Event will sorgfältig und rechtzeitig geplant sein. Eine optimale Lösung für die mehrsprachige Kommunikation beginnt in der Regel mit der richtigen Wahl von Termin und Ort Ihrer Konferenz.

Dank der richtigen Terminwahl qualifizierte lokale Dolmetscher finden und Kosten sparen.

Bei bedeutenden internationalen Veranstaltungen wie G20- oder Klimagipfel ist stets eine große Anzahl von Dolmetschern im Einsatz. Die in Genf ansässige Internationale Arbeitsorganisation IAO beispielsweise nimmt für ihre Internationale Arbeitskonferenz in den ersten drei Juniwochen alljährlich rund 300 Konferenzdolmetscher unter Vertrag. Während dieser Zeit herrscht folglich akuter Dolmetschermangel – vor allen in den Sprachen Arabisch, Russisch und Chinesisch.

Ebenso rar sind qualifizierte Konferenzdolmetscher während der Plenarsitzungen des Europäischen Parlaments in Straßburg, die monatlich drei bis vier Tage lang stattfinden und etwa 700 Konferenzdolmetscher beanspruchen. Bei gewissen Sitzungen wird in bis zu 23 Arbeitssprachen gedolmetscht. Kein Wunder also, dass der Markt für eher seltene Sprachen wie Polnisch, Lettisch oder Maltesisch während dieser Zeit praktisch ausgetrocknet ist. Aber auch für sportliche Großveranstaltungen wie die Olympischen Spiele werden zahlreiche Dolmetscher engagiert, die von den Pressekonferenzen der Medaillengewinner bis zu den Sitzungen des Internationalen Komitees (IOK) an verschiedenster Stelle dolmetschen.

Wenn Sie eine große Konferenz organisieren, sollten Sie deshalb – wenn immer möglich – Terminkollisionen mit Großveranstaltungen vermeiden. Leider gibt es kein vollständiges Verzeichnis aller großen internationalen Konferenzen. Zögern Sie deshalb nicht, uns zu fragen. Als international tätige Profis wissen wir, wann und wo lokale und globale Konferenzen, sportliche Großveranstaltungen und hochrangige politische Gipfeltreffen angesetzt sind.

Die besten Dolmetscher für Sie – dank weitsichtiger Planung

Kein Einfluss auf die Terminwahl? Buchen Sie Ihre Dolmetscher so früh wie möglich.

Je früher Sie sich mit der Buchung Ihres Dolmetscherteams befassen, desto grösser ist die Auswahl der verfügbaren Dolmetscher. In Ihrem Beitrag über den Kongress der Union Internationale des Architectes in Istanbul schreibt Calliope-Mitglied Danielle Gree, dass nicht in jedem Land Dolmetscher für alle Sprachversionen zur Verfügung stehen. Die wenigen japanischen oder koreanischen Konferenzdolmetscher in Frankreich beispielsweise sind oft schon weit im Voraus ausgebucht. Umsichtige Veranstalter von Großveranstaltungen nehmen ihre Freelance-Konferenzdolmetscher deshalb oft schon 14 Monate vor dem eigentlichen Konferenztermin unter Vertrag. Wer zu lange abwartet, läuft Gefahr, keine qualifizierten Konferenzdolmetscher für die benötigte Fachrichtung oder Sprachkombination mehr zu finden. Daher raten wir Ihnen, früh mit der Planung zu beginnen.

Dolmetscher wie Sand am Meer?

Wenn Sie für Ihr Event Dolmetscherteams organisieren wollen, spielt auch der Konferenzort eine entscheidende Rolle. In Städten wie Paris, Brüssel oder Genf gibt es Hunderte von qualifizierten Konferenzdolmetschern. In Tansania oder Neukaledonien sind sie naturgemäß rarer. Mit anderen Worten: Sie müssen sie für Ihre Konferenz einfliegen lassen. Wer sich also erst in allerletzter Minute mit der Organisation von Dolmetscherteams befasst, wird unter Umständen mit extrem hohen Kosten für Transport und Unterkunft der Dolmetscher rechnen müssen.

Wir sind stets bemüht, lokale Dolmetscher zu rekrutieren, solange diese über die entsprechenden Sprachkombinationen und fachlichen Qualifikationen verfügen. Sind diese ausgebucht, wenden wir uns benachbarten Märkten zu, wobei wir selbstverständlich versuchen, die Reise- und Unterkunftskosten auf ein Minimum zu beschränken.

Als Anbieter von Dolmetschdienstleistungen aus einer Hand stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Aber wir helfen Ihnen auch gerne, wenn es nur darum geht, einen passenden Termin oder einen geeigneten Ort für Ihre nächste Veranstaltung zu finden. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und melden uns umgehend bei Ihnen.

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