Mehrsprachige Konferenzen – Haben Sie das Risiko im Griff?

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Das Konferenzdolmetschen ist schon seit Jahrzehnten nicht mehr aus der globalen Kommunikation wegzudenken. Dabei kann man einiges richtig, vieles aber auch falsch machen. Machen Sie es von Anfang an richtig, damit Ihre mehrsprachige Konferenz nicht mit einem Kommunikationszusammenbruch endet.

Jede größere Konferenz ist einzigartig, doch alle haben eine Gemeinsamkeit: Sie bergen Risiken, die Sie in den Griff bekommen müssen. Die meisten Konferenzorganisatoren und -planer sind sich dieser Risiken durchaus bewusst, aber allzu oft werden dabei die Dolmetschdienstleistungen vergessen oder als risikoarme Nebensache abgetan. Dies kann sich jedoch rächen: Wenn Sie nämlich das Dolmetschen in Ihrem Risiko-Szenario unterschätzen, gefährden Sie unter Umständen den Erfolg Ihrer mehrsprachigen Tagung insgesamt.

Nehmen wir an, Sie haben monatelang mit einem Referenten von Weltruf verhandelt und ihn schließlich als Hauptredner verpflichtet. Wenige Wochen vor dem Konferenztermin fällt Ihnen ein, dass Sie Dolmetscher für Ihre Konferenz benötigen. Kurzentschlossen buchen Sie über eine Agentur im Internet ein Dolmetscherteam. So kurzfristig sind die besten Profis jedoch nicht mehr verfügbar, weshalb Sie sich mit der zweiten Garde zufriedengeben müssen, die keine Spezialkenntnisse für Ihr Tagungsthema mitbringt und überdies gar keine Zeit hat, sich so kurzfristig in die Materie einzuarbeiten. Vorsicht: Ihr guter Ruf steht auf dem Spiel. Sie haben so viel in Ihren Starredner investiert, und jetzt laufen Sie Gefahr, dass die Verdolmetschung nicht funktioniert und die Teilnehmer Ihrer Konferenz dem Hauptreferenten nicht folgen können.

Sind Sie wirklich bereit, Ihren Ruf zu riskieren, weil Sie die Verdolmetschung einem nicht-spezialisierten Anbieter überlassen?

Drei Schritte zur Bewältigung der Risiken und Nebenwirkungen des Dolmetschens

Dolmetschen ist natürlich kein Arzneimittel. Dennoch gibt es Risiken und Nebenwirkungen, über die Sie sich informieren sollten.

  1. Welche Risiken kann Ihr Event mit sich bringen?
  2. Welche Einzelrisiken lassen sich ermitteln?
  3. Wie lässt sich eine Strategie zur Vermeidung oder Minderung der ermittelten Risiken entwickeln?

Auf das Konferenzdolmetschen übertragen, ergibt sich eine Analyse in drei Schritten:

1. Schritt: Ist das Dolmetschen für den Veranstalter mit Risiken verbunden?

Das Ziel internationaler Tagungen besteht darin zu kommunizieren und Meinungen auszutauschen. Die Veranstaltung solcher Events erfordert viel Zeit und umfangreiche Investitionen. Dieser große Aufwand ist gefährdet, wenn die Auswahl der Dolmetscher nicht mit der nötigen Sorgfalt betrieben wird.

2. Schritt: Welche Risiken kann das Dolmetschen mit sich bringen?

  • Kommunikationsrisiko: Ihre Dolmetscher müssen erfahrene Profis sein, die mit dem Fachjargon Ihrer Konferenz vertraut sind und zudem mit verschiedenen Akzenten und einem oft hohen Vortragstempo zurechtkommen. Nur versierte Spezialisten sind in der Lage, das gesprochene Original inhaltsgetreu in eine andere Sprache zu übertragen. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, riskieren Sie bei Ihrem Event einen Kommunikationszusammenbruch, der Ihrem Ruf großen Schaden zufügen kann. Ihr Dolmetschdienstleister muss über die nötige Fähigkeit und Erfahrung verfügen, Sie gegen dieses Risiko abzusichern.
  • Finanzrisiko: Die Erstellung eines Budgets für Dolmetschdienstleistungen bei einer mehrsprachigen Tagung ist keine leichte Aufgabe. Bei fehlender Kenntnis des lokalen Marktes werden oft voreilig externe Dolmetscher verpflichtet, was zur Entstehung unnötiger Reisekosten führen kann. Wenn Anbieter keine Erfahrung bei der Zusammenstellung ausgewogener Dolmetscherteams haben, führt das oft auch zu personell überdotierten Teams. Ihr Dolmetschdienstleister muss für Sie das Maximum aus Ihrem Budget herausholen.
  • Technikrisiko: Damit Konferenzdolmetscher eine qualitative hochstehende Leistung erbringen können, benötigen sie gute Arbeitsbedingungen und eine einwandfrei funktionierende Simultananlage. Dazu gehören auch normgerechte, schallisolierte Dolmetschkabinen und ein perfekter Ton. Ihr Dolmetschdienstleister muss Sie auch dabei unterstützen, den passenden Anbieter für die Konferenztechnik auszuwählen.
  • Logistikrisiko: Die Koordination eines Dolmetscherteams vor Ort ist nicht jedermanns Sache und stellt große Anforderungen, vor allem wenn mehrere Sitzungen parallel stattfinden und gedolmetscht werden müssen. Und: Ein Restrisiko ist immer vorhanden. Ein Dolmetscher fällt wegen Krankheit aus. Ein Flug ist verspätet oder wird annulliert. Ihre Redner überziehen, und das Konferenzprogramm gerät aus den Fugen. Plötzlich wird noch eine zusätzliche Sprache benötigt. Dokumente treffen in allerletzter Minute ein. Mit solchen Notfällen und Problemen kann nur ein erfahrener Chefdolmetscher umgehen, wohlgemerkt ohne dass Ihre Konferenzteilnehmer etwas davon mitbekommen.

3. Schritt: Wie entwickeln Sie als Veranstalter eine geeignete Strategie zur Bewältigung des „Dolmetschrisikos“?

Eine Risiko-Management-Strategie umfasst in der Regel die Vermeidung, Abwälzung und Reduktion von Risiken. Da eine mehrsprachige Tagung ohne Verdolmetschung nicht funktioniert, können Sie das Risiko nicht vollständig vermeiden. Natürlich können Sie das Risiko auf eine Drittpartei abwälzen, z.B. eine Übersetzungsagentur oder einen Anbieter für Konferenztechnik. Was aber, wenn sich herausstellt, dass diese Firmen weder auf die Vermittlung von Konferenzdolmetschern spezialisiert sind, noch über die notwendigen Kenntnisse des lokalen Marktes verfügen? Eine Risikoreduktion ist möglich, wenn Sie direkt mit einem ausgewiesenen Dolmetschdienstleister zusammenarbeiten, der ganz auf alle Aspekte des Konferenzdolmetschens spezialisiert ist und auch bei negativen Überraschungen mit einem Plan B dafür sorgt, dass Ihre mehrsprachige Konferenz reibungslos über die Bühne geht und ein voller Erfolg wird.

Genau das bietet Ihnen Calliope-Interpreters, das einzigartige globale Netzwerk von Dolmetschdienstleistern, die alle dem Internationalen Verband der Konferenzdolmetscher (AIIC) angehören. Wir verfügen über die Fähigkeiten und Erfahrungen, die nötig sind, um diese Risiken auszuschalten. Wenden Sie sich an uns: Wir stellen sicher, dass das Dolmetschen einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg Ihrer mehrsprachen Konferenz leisten wird.

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