Last-Minute-Änderungen bei Ihrem Event – Kein Grund zur Panik!

 | Beste Praktiken

Was tun, wenn Sie in letzter Minute einen neuen Redner in Ihrem Tagungsprogramm unterbringen müssen oder eine Referentin in einer Sprache vortragen will, die offiziell nicht vorgesehen ist? Oder wenn sich ein Dolmetscher krank meldet? Wer auf solche Eventualitäten gut vorbereitet ist, braucht nicht in Panik zu geraten. Unsere Mitglieder haben schon viel erlebt und können Ihnen nützliche Tipps und Ratschläge geben.

Dank unserer qualifizierten Simultandolmetscher sind Sie bei Ihrer nächsten Konferenz vor mancher Überraschung sicher. Sie haben Ihr Event monatelang bis ins letzte Detail geplant. Keine 24 Stunden trennen Sie vom Eröffnungsreferat. Alles ist vorbereitet, doch auf dem Weg zum Flughafen erfahren Sie, dass eine Referentin in ihrer Muttersprache vortragen will, die bei Ihrer Konferenz eigentlich gar nicht vorgesehen ist. Was tun? Sie müssen jedenfalls nicht in Panik geraten. Wenn Sie ein qualifiziertes Dolmetscherteam verpflichtet haben, kann es gut sein, dass sich die zusätzliche Sprache ohne Aufpreis abdecken lässt. (Siehe Kapitel 4 dieser Blog-Serie über Sprachen und Dolmetscharten).

Wenn einer eine Reise tut …

Wie lassen sich Hauptversammlungen mit Wahlen oder Konferenzen planen, bei denen häufig überzogen wird? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Simultandolmetscher nicht gleich nach dem geplanten Tagungsende einen Flug erreichen müssen. Wenn Sie eine zusätzliche Übernachtung und die Rückreise am Folgetag einplanen, sind Sie auf der sicheren Seite, und es entstehen keine Umbuchungskosten bei verpassten Flügen.

Und wenn wir schon beim Fliegen sind: Verspätungen, Streiks oder Annullierungen können Ihr Event ganz durcheinander bringen. Und niemand ist dagegen gefeit. Deshalb raten wir Ihnen, Flugrouten und -zeiten so zu wählen, dass Sie nicht alle Dolmetscher mit demselben Flug aus demselben Land einfliegen lassen.

Vorbeugen ist besser als Heilen

Was tun, wenn sich Vertragsverhandlungen unerwartet in die Länge ziehen? Oder wenn sich eine Dolmetscherin eine Lebensmittelvergiftung zuzieht und arbeitsunfähig ist? Sie brauchen einen Plan B, um gegen Ausfälle und/oder Überzeit gerüstet zu sein. Deshalb lohnt es sich insbesondere, Reservekapazitäten und –zeiten einzuplanen, wenn Ihre Tagung nicht in einer zentral gelegenen Metropole stattfindet.

Hilfe, wir brauchen einen Dolmetscher für das Gala-Dinner!

In der Regel buchen Sie Ihre Dolmetscher ausschliesslich für die geplanten Sitzungen. Doch was tun, wenn Sie für eine bilaterale Verhandlung plötzlich eine Übersetzung benötigen? Oder für die Tischrede beim Mittag- oder Abendessen, ganz zu schweigen vom Empfang mit dem Bürgermeister, an den bei der Kongressplanung niemand gedacht hatte. Auch da können Sie vorsorgen, wenn Sie genügend Dolmetscher buchen, damit Sie auch für derartige Notfälle gerüstet sind.

Natürlich können Sie nicht jeden Unsicherheitsfaktor ausschalten. Doch wenn Sie ein Team mit erfahrenen und qualifizierten Dolmetschern buchen, ist die Wahrscheinlichkeit grösser, mit unerwarteten Schwierigkeiten fertigzuwerden. Das ist nicht immer einfach. Aber dafür sind wir da. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen bei der Planung Ihres Events helfen können.

Dies war die siebte und letzte Folge unseres Blogs Sieben Schritte zum Erfolg – so gelingt die Kommunikation auf internationaler Ebene! Wir hoffen, damit Ihr Interesse geweckt zu haben. Wenn dem so ist, würde es uns freuen, wenn Sie unseren Blog auf Twitter, LinkedIn, oder Facebook teilen würden. Wir danken Ihnen dafür im Voraus.

 

Diesen Artikel teilen: